Process och Metod

Vår metod bygger på erfarenhet av IT-Outsourcing som vi har fått under vårt mer än 25-åriga arbete inom detta område på ett stort IT-företag.

Genom att intervjua nyckelpersoner på förtaget som ska lägga ut driften av sin datormiljö kartlägger vi den fysisk datormiljön, vilka resurser som jobbar med IT och företagets krav på servicenivåer. 

Att flytta hela eller delar av IT-miljön i en Outsourcing är en komplicerad uppgift där risken är stor att få problem med kvalitet och tillgänglighet. Här beskriver vi de viktigaste stegen på en övergripande nivå.

Kartlägga och dokumentera den befintliga IT-miljön

Vilken datautrustning finns, hur ser det företagsinterna nätet ut och vilken personal arbetar med IT?

Fastställa kundens krav på kvalitet, säkerhet och kostnad

Här upprättar vi kundens kravspecifikationer (Requirement Specifications) i form av servicenivåer (Service Level Agreement - SLA) och viktiga kvalitetsmått (Key Performance Indicators - KPI).

Det är viktigt att involvera alla parter under denna fas. Låt en individ representera varje målgrupper och låt dessa personer utvärdera dokumenten (viktigt med revisionshantering).

Hantera förfrågningar från tilltänkta leverantörer

Avtalsfasen inleds med att tilltänkta serviceleverantörer tillfrågas hur deras lösningsförslag och prisnivåer ser ut (Request from Quotation - RFQ) och (Request from Proposal - RFP). Nu kan vi beräkna hur stora de affärsmässiga fördelarna med en Outsourcing kan bli.

Utvärdera offerter och avtalsförslag från leverantörer av IT-drift

Vilka IT-lösningar ger ett mervärde? Vilka serviceföretag har solida metoder och processer för att driva, förvalta och förnya datormiljön? Hur passar serviceföretagens företagskultur ihop med det egna företagets sätt att arbeta?

Genomföra detaljerad kartläggningen av IT-miljön och interna resurser tillsammans med tilltänkt leverantör

Nu ska all IT-utrustning inventeras och all personal kartläggas i detalj (Due Diligence - DD). Tyvärr har många företag stora brister i register och dokumentation så detta arbete kan bli omfattande och vara resursintensivt.

P g a detta används ofta en 2-fas undersökning där kunden ger ett fåtal serviceföretag (på Short List) en begränsad möjligheten att utföra en preliminär kartläggningen för att verifiera vissa viktiga antaganden och senare kan den utvalda leverantören utföra en mer fullständig undersökning.

Förhandla avtal med tjänstebeskrivningar, processer, rutiner, priser, servicenivåer och vite

Här väljer vi ut ett fåtal serviceföretag ( Short List) som vi vill arbeta vidare med. Vi ser hur ändrade service- och kompetensnivåer påverkar priser och väger detta mot användarnas krav.

Tjänstebeskrivningar specificerar vilket arbete som ska ingå och vitesmodellen hur serviceföretaget ska ekonomiskt kompensera om det inte kan leverera enligt avtal.

Transition av IT-miljö

Det stora och viktiga arbetet börjar när avtalet är klart. Personal ska flytta mellan företag och nya rutiner för de anställd ska införas. Speciellt viktigt är att hantera legala säkerhetsfrågor för personalen som flyttas över.

Ett projektteam med representanter från båda serviceföretaget och det egna företaget överför ansvar för kontrakterade tjänster till den nya leverantören.

Transformation av IT-miljö

Under transformationen ska den nya It-företaget implementera nya processer, rutiner och utrustning, till skillnad mot transitionen där övertaget sker momentant av befintlig miljö (As Is).

Resultatet blir en detaljerad projektplan som beskriver hur kundens IT-lösning ska nå fullt värde av kontraktet.

Bygga upp en beställarfunktion av befintlig personal

Samtidigt som IT-leverantören transformerar måste kunden skapa en beställarorganisation (del av IT-Governance) som tar ansvaret för IT-driften gentemot det egna förteget (ansvar går inte att Outsourca) och som fungerar som gränssnitt mot IT-leverantören.

Exempel där IT-Governance är mycket viktig:

  • Ägarskap av information

  • Behörighetsregler till information

  • Backup och katastrofplanering

  • Datasäkerhet och kommunikationskanaler

  • Säkra att kostnad och kvalitet möter strategiska mål

Följa upp avtal juridiskt, ekonomiskt och kvalitetsmässigt

För att få den fulla effekten av en Outsourcing behöver kunden övervaka att IT-leverantören levererar i enlighet med kontraktet. För kvaliteten är det mycket viktigt att mäta kundnöjdheten hos slutanvändarna.